وظيفة السكرتارية التنفيذية تُعتبر من الوظائف المهمة والأساسية في الهيكل الإداري، حيث يتم الاعتماد عليها في القيام بمعظم المهمات، فهي حجر الأساس في تطوير العمل والمؤسسة، إذ يطبق السكرتير التنفيذي بتطبيق الأمور الحساسة والضرورية في الإدارة، وسنتطرق في هذا المقال إلى الحديث عن مهام السكرتير التنفيذي.
الوصف الوظيفي هو نموذج يوضح للموظفين كافة المسؤوليات والمهام التي يجب القيام بها عند تقلده لوظيفة معينة. حيث يعد جزء من عملية التعاقد يضمن الموظف من خلالها عدم تنفيذه لمهام خارج نطاق عمله.
وكلما نجح مسؤول الموارد البشرية في كتابة تلك الوثيقة بشكل صحيح كلما ساعد ذلك في جذب أفضل المواهب إلى المؤسسة. لذا سنتعرف على مفهوم الوصف الوظيفي وأهميته والهدف منه بالنسبة للشركات وكيف يمكن للمنشأة إعداد هذا الوصف؟
ما هو الوصف الوظيفي؟
هي عبارة عن وثيقة رسمية يتمكن الموظف من خلالها التعرف على طبيعة وحدود المنصب الذي سيشغله والمهام المكلف بها والمسؤوليات التي تقع على عاتقه. بالإضافة إلى الصلاحيات الممنوحة لأداء وظيفته وشروط شغل المنصب سواء بالنسبة للمؤهل العلمي أو الخبرات والكفاءات.
فهذه الوثيقة تمثل نقطة البداية والتي تبدأ منها عملية تخطيط القوى العاملة بالإضافة إلى عمليات الاختيار والتعيين وتحديد الأجر وتقييم الأداءات وإدارة البرامج التدريبية.
أهمية وصف الوظيفة
تستفيد المؤسسات من الوصف العديد من الفوائد حيث تستطيع من خلاله القيام بالآتي:
- تقييم الوظيفة: حيث يتحدد من خلاله القيمة النسبية لكل منصب داخل المنظمة، وتحديد المرتبات والأجور المناسبة.
- التوظيف: يساهم الوصف في عملية اختيار الموظفين وتعيينهم من خلال قياس قدرات المرشحين للوظيفة. على حسب المهام المطلوبة في هذا المنصب والتعرف على مدى قدرة المتقدم على تنفيذ الأعمال المطلوبة.
- تقييم الأداء: الوصف الوظيفي يعد أداة مفيدة لمديري الموارد البشرية إذ يساعدهم في تقييم أداء العاملين حسب المهام والمهارات الواردة في التوصيف.
- تطوير الإدارة: وضع توصيف للوظائف وخاصة للمناصب العليا سيفتح أفاق المؤسسة نحو تطوير الهيكل التنظيمي داخلها.
الهدف من استخدام المؤسسات للتوصيف الوظيفي
تسعى المؤسسات من خلال وضعها لنماذج تصف الوظائف المتنوعة إلى تحقيق العديد من الأهداف والتي من أبرزها ما يلي:
- اختيار المرشح المناسب للمنصب: إذا يحدد هذا الوصف المهارات والخبرات التي تتطلبها تلك الوظيفة والتي يجب أن تتوافر في المتقدم حتى يستطيع تنفيذ عمله بفاعلية ونجاح.
- وضع سياسة عادلة لتحديد الأجور: فمن خلال التعرف على الأهمية النسبية لكل وظيفة ومستوى قيمتها للشركة وما تتطلبه من مهارات وخبرات. سيتمكن مديرو التنمية البشرية من تحديد أجور تتناسب مع تلك العناصر.
- توفير برامج تدريب فعالة: حيث ستتمكن الإدارة من وضع برامج تدريبية حسب المهارات المطلوبة في كل وظيفة لأدائها بفاعلية وتحقيق الأهداف المرجوة.
كيف يمكن للشركة تصميم وصف وظيفي مناسب؟
تعد عملية تصميم الوظائف المتنوعة أمراً بالغ الأهمية، كما أنه يحتاج إلى الكثير من المجهود لتصميمه. حيث لا يجب على المؤسسة الاعتماد على المحتويات الجاهزة بل من الأفضل تصميم الوصف الوظيفي الذي يتناسب مع كل وظيفة وطبيعة العمل داخل مؤسستك والمهارات التي تحتاجها.
ولذلك سنوفر لكم مجموعة من الخطوات التي تمكن أي مؤسسة من تصميم وصف وظيفي ناجح وجذب أفضل الكفاءات والكوادر التي يحتاجها مكان العمل والحصول على النتائج التي ترغب بها.
أولاً: تحديد النتائج التي ترغب بها من كل مسمى وظيفي
تختلف المنظمات في أهدافها وأيضاً في وظائفها، حيث يتم توفير الوظائف على حسب الأهداف والنتائج التي ترغب في الوصول إليها. وعليه يجب على المؤسسات تحديد النتائج التي ترغب في الوصول إليها من كل مسمى وظيفي. حتى تتمكن من تكوين صورة كاملة عن كل وظيفة وتحديد المهارات المطلوبة.
ثانياً: اطلع على الشركات من نفس مجالك
الاطلاع على وصف الشركات المشابهة لمؤسستك سيساعدك على الدخول في السوق التنافسي. حيث ستتمكن من الاستفادة من تلك النماذج وإضفاء وصف مميز يجذب أمهر الكفاءات.
عناصر يجب تضمينها في أي وصف وظيفي
على الرغم من اختلاف الوظائف في المؤسسة واختلاف وصف كل منهما حسب طبيعة كل منصب. إلا أنه توجد العديد من العناصر الأساسية التي يجب على أي مؤسسة تضمينها في أي وصف كالتالي:
- توضيح المسمى الوظيفي.
- تحديد المهام والمسؤوليات المطلوبة من الموظف.
- عدد سنوات الخبرة والمهارات المطلوبة لأداء الوظيفة.
- مواصفات الموظف المناسب وتحديد السمات الشخصية.
- عرض المميزات التي توفرها الشركة للعاملين في المنصب من فرص تعلم وترقية وما إلى ذلك.
الحفاظ على الجودة داخل شركتك من العناصر الأساسية التي لا يمكن التنازل عنها، لهذا من المهم اختيار مدير مؤهل قادر على تنظيم استراتيجيات وأنشطة تلتزم بمعايير الجودة. فكيف تبني وصف وظيفي يتناول دور ومهام مدير الجودة الناجح لتصل إلى النتائج المرجوة من التصنيع
رئيس قسم المكانيكيا وهى من الوظائف الهندسيه التى تقع تحت مسئوليه مدير الصيانه واهم مهامه هي تخطيط ومتابعة تنفيذ اعمال الصيانة الميكانيكية وفيما يلى المهام والوصف الوظيفى وشروط شاغل الوظيفه