يُعرف الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي بأنه الشخص المسؤول عن تدعيم الإدارة التنفيذية للشركة أو المؤسسة من خلال إدارة الجداول الزمنية، والمساهمة في مراجعة المستندات قبل إرسالها إلى موظفي الشركة أو أصحاب المصلحة، إضافة إلى ذلك يقوم السكرتير التنفيذي بالرد على المكالمات الهاتفية الهامة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الضرورية بالنيابة عن الإداريين التنفيذيين.
إضافة إلى ذلك يُكلف السكرتير التنفيذي أحيانًا كثيرة بحضور الاجتماعات الهامة، كذلك فهو مسؤول عن الحفاظ على المعلومات السرية التي يتم تداولها في حدود الإداريين فقط في الشركة، ويمتلك مسؤولي وظيفة السكرتير التنفيذي مهارات واسعة في التنظيم وإتقان البرامج المكتبية بما يحقق في النهاية إدارة الأعمال بفعالية وكفاءة.
قد يختلف مفهوم المهام الوظيفية للسكرتارية لدى البعض وخصوصاً في عالمنا العربي، ويبدأ كل شخص في شرحها بناءً على المهام الموكلة إليه، ولكن على كل حال لا يمكن إنكار أهمية هذه الوظيفة داخل بعض الشركات. ففي حين ندرة تواجدها بداخل الشركات الصغيرة، وكذلك اختيارية تعيين السكرتير بداخل الشركات متوسطة الحجم، إلا أنها تعد إلزامية تقريباً لدى الشركات الكبيرة، فبدون سكرتير نبيه ضمن الطاقم الإداري للشركة ستحدث مشاكل عديدة تكون بمثابة الأعراض المزعجة التي تفاقم من المشاكل الاعتيادية بداخل أي شركة وتجعل الأمور أسوأ.
الوصف الوظيفي لمهنة السكرتير / السكرتيرة
يبنى مفهوم وظيفة السكرتارية على تقديم كافة سبل المساعدة والدعم للقسم الإداري والتنفيذي الخاص بالشركة، وذلك من خلال الاهتمام بتنظيم كافة الأعمال الإدارية، بالإضافة إلى توجيه ومتابعة باقي الأقسام والمكاتب الداخلية للشركة. وهو ملزم كذلك بتنسيق وجدولة أي مواعيد أو ارتباطات خاصة بالإدارة سواء داخل الشركة أو خارجها، كالمقابلات والاجتماعات، ويحق له كذلك حضور كافة اجتماعات الشركة سواء مرافقاً للإدارة أو نائباً عنها، وحفظ أي قرارات أو توصيات ناتجة لعرضها على المدير العام لاحقاً.
المهام الوظيفية للسكرتارية
- تنظيم المواعيد الخاصة بالاجتماعات والمقابلات
- تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات والسجلات الإدارية
- استقبال وإجراء المكالمات التليفونية ورسائل البريد الإلكتروني
- استقبال الضيوف وتنظيم جدول الاجتماعات
- تحضير قاعات الاجتماعات
- تحضير محضر الاجتماعات
- الإشراف العام على كافة الأقسام بالشركة
- متابعة حالة تنفيذ أي قرارات صادة من الإدارة.
- تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم إسنادها من قبل الإدارة.
- تأكيد حجوزات السفر للذهاب والعودة
- كتابة الخطابات الإدارية لمختلف الجهات
- تحضير تقارير المصروفات والواردات
- كتابة وتحرير وطباعة النصوص الإدارية
- كتابة وتسليم التقارير الدورية
- تنظيم العمل داخل الشركة وبين الإدارات وبعضها
ماهي وظيفة السكرتير التنفيذي؟
هو المسؤول عن الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ وحضور الاجتماعات وكذلك تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها والقيام بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية وتحتاج الوظيفة القدرة على إدارة الوقت والقيام بمهام مختلفة.
مميزات وظيفة السكرتير التنفيذي
- تتيح الوظيفة التفاعل مع العديد من الإدارات والمسؤولين التنفيذيين، مما يساعد على اتساع شبكة التواصل والمعارف المهنية للسكرتير التنفيذي والحصول على فرص أفضل.
- تحقق وظيفة السكرتير التنفيذي لـ مسؤوليها الاستقرار الوظيفي والمالي، نتيجة زيادة الطلب عليها وارتفاع راتبها خاصة في الشركات والمؤسسات الكبرى.
- تعمل وظيفة السكرتير التنفيذي على تنمية مهارات التنظيم والتواصل لدى المسؤول عنها، وتُثقل الخبرة لديه على مستوى الشؤون الإدارية في المجالات المختلفة.
- توفر الوظيفة لصاحبها فرص السفر إلى أماكن ودول جديدة لضرورة استكمال مهام عمله المتعلقة بتنظيم مؤتمر أو اجتماع أو غيرها.
- يمكن الترقية والوصول إلى مناصب إدارية أعلى بسهولة خاصة مع زيادة خبرة السكرتير التنفيذي.
عيوب وظيفة السكرتير التنفيذي
- تسبب وظيفة السكرتير التنفيذي بعض الضغوط المتعلقة بإدارة المهام المتعددة وتنظيم المواعيد وإدارة تنسيق وترتيب الاجتماعات والأحداث الهامة للمؤسسة.
- تلقي الوظيفة على مسؤوليها أعباء العمل لساعات إضافية أو حتى في أوقات العطلات خاصة إذا كان الأمر يتعلق باجتماع أو مؤتمر أو مناقشة حدث إداري هام.
- تتطلب وظيفة السكرتير التنفيذي القيام ببعض المهام الإدارية، المكتبية، أو التنظيمية الروتينية التي قد تصيب مسؤول الوظيفة بالملل والرتابة.
المهارات اللازمة لوظيفة السكرتير التنفيذي
- اجادة استخدام برامج مايكروسوفت اوفيس MS Office.
- القدرة على استخدام برامج تخطيط موارد المشاريع ERP.
- المعرفة الجيدة بإدارة المكاتب والإجراءات المحاسبية الأساسية.
- اجادة التعامل مع المفردات الفنية للصناعات المختلفة.
- الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
- امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة وقت بشكل ممتاز.
- القدرة على التفاوض والاقناع.
- اجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة.
- النزاهة والسرية في التعامل مع البيانات المختلفة.
المهارات الشخصية اللازمة لوظيفة السكرتير التنفيذي
- مهارة ابتكار حلول فعالة ومساعدة الإداريين التنفيذيين في مواجهة المشاكل والتحديات بأفكار تزيد من تحسينات وتطويرات دورة العمل داخل الشركة أو المؤسسة.
- التعامل بمهنية والتخلي عن أي تحيز يحقق مصالح وأطماع شخصية.
- مهارة العمل تحت ضغط والقدرة على القيام بمهام متعددة في وقت واحد، وأدائها على أكمل وجه.
- القدرة على التعلم السريع واكتساب الخبرة وفهم أنظمة العمل المختلفة.
- الانتباه إلى أدق التفاصيل الخاصة بالمستندات والوثائق المهمة.
المؤهلات والدورات التدريبية اللازمة لوظيفة السكرتير التنفيذي
من اهم متطلبات العمل في وظيفة السكرتير التنفيذي مايلي :-
- الحصول على درجة البكالوريوس في مجال إدارة الأعمال.
يُفضل دراسة دبلومة معتمدة في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب.
- الحصول على دورات تدريبية بشهادة معتمدة لإجادة التعامل مع برامج مايكروسوفت.
الاشتراك في بعض المنح الأكاديمية والتدريبية المتخصصة في التعامل مع أنظمة إدارة وتخطيط موارد المؤسسة.
- الحصول على دورات تدريبية لتنمية اللغات العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابًة، إلى جانب بعض اللغات الفرعية الأخرى، خاصة إذا كانت هذه اللغات لازمة وضرورية ولها علاقة بطبيعة عمل السكرتير التنفيذي داخل الشركة أو المؤسسة.
- الخبرة العملية في وظيفة سكرتير تنفيذي.
الواجبات والمهام والمسؤوليات
-
- معاونة المدير في اتخاذ قراراته وتوصياتة ومتابعة تنفيذها.
- تنظيم جدول اعمال المدير (تنظيم وتنسيق مقابلات المدير الداخلية والخارجية).
- تفعيل الاتصالات الادارية داخل وخارج المؤسسة .
- القيام بصياغة طباعة الخطابات والرسائل ومحاضرات الاجتماعات …..الخ.
- التنظيم الفني والاداري للاجتماعات.
- معالجة البريد الوارد والصادر.
- اعداد الموازنات السنوية الخاصة بمكتب المدير وعمل التصاديق المالية ومتابعة النثريات.
- تحديد وطلب احتياجات المكتب الادارية والمكتبية.
- متابعة تهيئة بيئة العمل.
- الاعداد لسفريات المدير.
- المحافظة علي اسرار العمل.
- اعداد التقارير الدورية الخاصة بسير عمل المكتب.
- ارشفة وحفظ الوثائق والمستنداد المختلفة الكترونيا ويدويا.
- القيام بكل مايكلف بة من مديره في اطار وظيفته .
