رئيس قسم الخدمات الادارية
رئيس قسم الخدمات الادارية وظيفة تختص مراقبة تطوير الخدمات الادارية بالشركة بعملية تحديد وتحليل الاحتياجات الادارية وتصميم وتقييم الخدمات :
يقوم قسم الخدمات الإدارية بعمل الآتي:-
• حصر احتياجات الإدارة من القوى البشرية والمادية والعمل على توفيرها .
• الإشراف على الخدمات الإدارية للإدارة والعمل على تحسينها .
• اقتراح نقل وندب وتكليف الموظفين فيما بين المحافظات، والمشاركة في اختيارهم وتقييم أدائهم .
• اتخاذ الإجراءات لمتابعة دوام الموظفين .
• عمل ملف لكل موظف في الإدارة، ومتابعة البيانات والعمل على تحديثها وحفظها، ومتابعة الإجازات الدورية وغيرها .
• المشاركة في تنفيذ نظم الجرد السنوي للمكتبات والمخطوطات .
• متابعة تنفيذ الخطة الاستراتيجية .
تاريخ إعداد الوثيقة | الادارة | ادارة الموارد البشريه | |
القسم | قسم الخدمات الادارية | الوحدة | |
رمز الوظيفه | مسمي الوظيفة | رئيس قسم الخدمات | |
الرئيس المباشر | مدير الموارد البشرية | المرؤوسين المباشرين | العاملين بالقسم |
عدد ساعات العمل | (40) ساعة/الإسبوع | الدرجة الوظيفيه |
الوصف الوظيفي لرئيس الخدمات (Job Description):
- المسمى الوظيفي: رئيس قسم الخدمات.
- يقدم التقارير إلى: مدير إدارة الموارد البشرية.
- القسم/ الإدارة: الموارد البشرية.
- المرؤوسين: منسق الخدمات.
ملخص العمل/ الوظيفة (Job Summary):
يتولى شاغل هذا المنصب مسئولية إدارة مجموعة معقدة من مهام العمل من أجل التطوير على التنمية، فضلًا عن خدمة واحد أو أكثر من الشركاء العاملين في وظائف معينة، مثل:
- إدارة عملية إعداد و تطوير الخدمات الادارية.
- إدارة ميزانية رأس المال للخدمات والتنمية.
- إدارة تقييم الاحتياجات الادرية.
الأنشطة الرئيسية لرئيس قسم الخدمات الادارية(Major Activities)
المعرفة و الخبرة (Knowledge & Experience):
- يجب أن يكون الشخص لديه من 5 إلى 7 سنوات أو أكثر من الخبرة و العمل في وظيفة مماثلة مع أداء واضح في “إنجاز المهمة”.
- الحصول على درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
- يجب أن يكون الأفراد قد أظهروا مهارات إدارة المشاريع والإشراف وأن يكون لديهم مهارات ممتازة في مجال الاتصالات والتفاوض والتحليل.
- سيظهر شاغل الوظيفة الأداء في تلبية الأهداف المتنوعة من خلال استخدام مهارات القيادة.
- يجب أن يفهم شاغل الوظيفة إستراتيجيات الشركات التجارية والمنتجات والخدمات، والتوجهات/الأهداف، وأن يكون فعالًا في إيصال و نقل هذه الاستراتيجيات إلى الموظف.
الإتصالات لرئيس قسم الخدمات الادارية (Communication)
- يتعامل شاغل الوظيفة بشكل كبير مع جميع رؤساء الوحدات/ الإدارات التجارية لإتخاذ قرار بشأن إحتياجات الإدارة من الخدمات والتطوير. وبالإضافة إلى ذلك، يتضمن هذا بعض الاتصالات مع الموظفين.
- يتصل شاغل الوظيفة بمراقب الميزانية لرصد ومراقبة عملية التكاليف.
- يجب أن يكون شاغل الوظيفة على علاقة جيدة بالمتعاقدين الخارجيين الذين يقدمون خدمات للمؤسسة.
الهدف العام للوظيفة:
وضع خطط وآليات العمل الخاصة بالخدمات الادارية ، والمساهمة في تحقيق أهداف الشركة من خلال الاشراف والمتابعة على جميع الأعمال التنفيذية في الخطة التشغيلية ذات الصلة. |
الواجبات والمهام والمسؤوليات
1.يقوم باعداد مقترح الخطة الاستراتيجية للقسم والاسهام في تطويرها واعداد ومتابعة تنفيذ الخطط التشغيلية لضمان توازنها مع اهداف الادارة. 2.يضع مبادئ وضوابط لإدارة وتوجيه العمليات وتحسين الانتاجية. 3.يعزيز العلاقات مع الشركاء الداخليين والخارجيين لضمان تقديم خدمات وفق أفضل المعايير. 4.يضع برامج تعزز التعلم المستمر وتطوير وتدريب وتحفيز فرق العمل لضمان تقديم الخدمات بأعلى جودة. 5.يتابع بصورة دورية للمؤشرات الأداء ويعد تقارير نسب الانجاز بالقسم ورفعها لمدير الادارة. 6.يشارك في إعداد موازنة الإدارة بالتنسيق مع الوحدات المختصة بالجهة. 7.يشرف على تقديم الخدمات للموظفين فيما يتعلق بالترحيل، وجبات العاملين والنظافة . 8.يشرف على تأمين الخدمات اليومية واحتياجات الوحدات التنظيمية والموظفين من المستلزمات والمواد التشغيلية المكتبية، والرقابة على استخداماتها، وصيانة الأجهزة والمشاركة في وضع وتطبيق نظام للأرشفة والملفات والسجلات. 9.يشارك في تنفيذ، ويتابع اجراءات تقديم الخدمات الادارية والدعم اللوجستي والمساندة للفعاليات، ومهمات العمل 10.يشارك بتطبيق سياسات وضوابط الصحة والسلامة المهنية في المرافق والبيئية الواجب مراعاتها عند استخدام الموظفين للمرافق والمنشآت والمباني التابعة لها. 11.يتابع عمليات الجرد السنوي لمقتنيات الجهة من أثاث وأجهزة ومعدات مع توضيح حالتها ومدي صلاحيتها للاستخدام، وذلك بالتنسيق مع الخدمات المالية والعقود والمشتريات. 12.يقدم الدعم اللازم لمدير الادارة وتنفيذ أية مهام اخرى يكلف بها. |
المؤهلات الأكاديمية والمهنية والخبرات المطلوبة لشغل الوظيفة
- المؤهلات الأكاديمية : بكالوريوس إدارة الاعمال، او أي مجال ذو صلة.
- المؤهلات المهنية والزمالات : أي دورات تدريبية ذات صلة بالوظيفية المعنية.
- الخبرة : لا تقل عن 5 أعوام في المجال.
الجدارات / الكفايات الوظيفية المطلوبه
المؤسسية
-
- اكتب الكفايات / الجدارات المؤسسية
الإدارية القيادية
-
- اكتب الكفايات / الجدارات الادارية القيادية
الفنية التخصصية
-
- اكتب الكفايات / الجدارات الفنية التخصصية
السمات والمهارات والقدرات المطلوبة
-
الانضباط
-
العمل تحت الضغط
-
الدقة والتركيز
-
تحمل المسئولية
1. 1. مهارات سلوكية.
2. مهارات اتصال .
3. مهارات قياديه .
-
قدرات عقلية
-
قدرات جسدية
-
قدرات فنية
الصلاحيات
مجال الصلاحية | يقترح | يوصي | يعتمد | ينفذ | يتابع | يشارك |
---|---|---|---|---|---|---|
الخطط السنوية والموزانات التقديرية والتقارير | استحداث وظائف جديدة أو إلغاء وظائف قائمة | |||||
الترقيات والعلاوات السنوية | ||||||
التعديلات على الهيكل | ||||||
خطة الأجازات السنوية لمرؤوسيه | ||||||
الحوافر التشجيعيه وفق اللوائح | ||||||
الجزاءات والعقوبات وفق اللوائح | ||||||
تكوين مجالس التحقيق | ||||||
الصلاحيات المالية حسب المنشورات واللوائح المنظمة | تكوين مجالس التحقيق |
ظروف أداء الوظيفة وطبيعة المسئوليات والاتصالات وبيئة العمل
طبيعة المسؤولية | |
طبيعة الإتصالات | |
طبيعة المجهود الذهنى | |
المجهود البدنى | |
بيئة العمل |
إعداد الوثيقة
معد الوثيقة | تاريخ الأعداد | تاريخ اخر تحديث |
إعتماد الوثيقة
الإسم | المسمى الوظيفي | التوقيع | لتاريخ |
إقرار الموظف صاحب الوظيفة
أقر بأنني أطلعت على الوصف الوظيفي أعلاه وأستوعبته تماماً وأوافق على كل ماورد به |
الوظيفة | التاريخ | التوقيع |
إسم الرئيس المباشر لشاغل الوظيفة | ||
إسم شاغل الوظيفة |
التدرج الوظيفي
وبعد ان وضحنا لكم مهام رئيس قسم شئون العاملين والمهارات المطلوبه منه سنوضح لكم التدرج الوظيفي وهو كالتالي :-
- مساعد موظف الخدمات الادارية .
- موظف خدمات ادارية.
- رئيس قسم الخدمات الادارية.
- مدير ادارة الموارد البشرية.