الوصف الوظيفي لمدير ادارة المشريات هو إدارة مشتريات الشركة ومستلزماتها بما يتوافق مع احتياجاتها من الجودة والعملية. فيتفاوض مع الموردين للحصول على أفضل أسعار وعقود جيدة لصالح الشركة، كما يتابع معدل الاستهلاكات ليشتري كميات وأحجام من الموارد تستمر للمدة المتوقعة وتغطي متطلباتها.
إدارة المخازن والمشتروات تعتمد على حجم ونوع الشركة أو المؤسسة. ولكن في العموم، يتضمن هذا الهيكل مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع وظائف المخازن والمشتروات
تعريف إدارة المشتريات
إدارة المشتريات هي العملية التي تهدف إلى شراء المواد والخدمات الضرورية لضمان تشغيل الشركة بكفاءة وفعالية.
تتضمن هذه العملية تقدير احتياجات الشركة من المواد. وتحليل العروض المتاحة من مختلف الموردين. واختيار أفضل الخيارات بناءً على عوامل مثل الجودة والسعر والتوصيل في الوقت المناسب.
ما هو عمل إدارة المشتريات؟
تلعب إدارة المشتريات دورًا حاسمًا في تحقيق أهداف الشركة. حيث يمكن للشراء الفعّال تقليل التكاليف العامة للإنتاج وزيادة هامش الربح. إلى جانب ذلك، يتضمن دور مدير المشتريات تقديم المشورة للإدارة العليا بشأن استراتيجيات الشراء والسياسات المالية ذات الصلة.
يُعتبر تحديد الاحتياجات ومتابعة المخزون جزءًا أساسيًا من عمل إدارة المشتريات، ويجب على مدير المشتريات مراقبة مستويات المخزون لضمان توفر المواد عند الحاجة وتجنب التكاليف الزائدة المتعلقة بتخزين المواد الزائدة.
ما هي ادارة المشتريات والمخازن؟
إدارة المشتريات والمخازن هي عبارة عن عمليات وأنشطة تتعلق بشراء المواد والمنتجات الضرورية للمؤسسة أو الشركة وتخزينها وإدارتها بكفاءة وفعالية. تهدف هذه الإدارة إلى ضمان توفر المواد والمنتجات اللازمة للعمليات التشغيلية للمؤسسة في الوقت المناسب وبأقل تكلفة ممكنة.
إليك بعض الجوانب الرئيسية لإدارة المشتريات والمخازن:
إدارة المشتريات
إدارة المشتريات هي العملية التي تشمل شراء المواد والمنتجات من موردين خارجيين بأفضل جودة وبأقل تكلفة ممكنة. هذه العملية تشمل العديد من الخطوات والأنشطة مثل:
- تحليل الاحتياجات: تحديد ما هي المواد والمنتجات التي تحتاجها المؤسسة لضمان استمراريتها.
- البحث عن الموردين: البحث عن موردين موثوقين وذو سمعة جيدة في السوق.
- مقارنة العروض: مقارنة عروض الموردين المختلفين من حيث الجودة والسعر والشروط.
- اتخاذ القرار: اختيار المورد المناسب والتفاوض على الشروط والأسعار.
- إجراء الشراء: تنفيذ عملية الشراء وإصدار الطلبات ومتابعة التسليم.
- متابعة الأداء: تقييم أداء الموردين وضمان التزامهم بالشروط المتفق عليها.
إدارة المخازن
إدارة المخازن هي عملية تخطيط وتنفيذ ومراقبة جميع الأنشطة المتعلقة بالمخزن، تشمل هذه الأنشطة:
- استلام ومعالجة الشحنات الواردة.
- تخزين واسترجاع العناصر المخزنة.
- تنفيذ طلبات الشحن للعملاء.
- صيانة المنشآت والمعدات المخزنية.
أهداف إدارة المشتريات والمخازن
تسعى إدارة المشتريات والمخازن إلى تحقيق مجموعة من الأهداف التي تعود بالنفع على الشركة أو المنظمة وتسهم في تحقيق أرباح أقصى. تنظم هذه الأهداف عمليات الشراء بشكل فعّال لتقليل التكاليف بأقصى حد، وفيما يلي أبرز هذه الأهداف:
- ضمان استمرارية عمليات الإنتاج بأقصى كفاءة: من خلال تأمين جميع المواد الضرورية لعمليات الإنتاج، مما يقلل من حدوث تأخيرات في تدفق المنتجات.
- تحقيق أفضل الأسعار والجودة: بالسعي للحصول على المواد الأولية والضرورية بأسعار مناسبة وجودة عالية تتوافق مع معايير الجودة المطلوبة للمنتجات.
- جذب الموردين والحصول على عروض مناسبة: من خلال إجراء مناقصات ومفاضلات فعّالة للحصول على عروض الأسعار الأفضل من مجموعة متنوعة من الموردين.
- بناء علاقات وثيقة مع الموردين: من أجل تعزيز الثقة المتبادلة وتطوير علاقات طويلة الأمد تستند إلى التعاون المستدام.
مهام ادارة المشتريات والمخازن
إدارة المشتريات والمخازن تشمل العديد من المهام والأنشطة التي تهدف إلى ضمان توفير المواد والمنتجات بكفاءة وبأقل تكلفة ممكنة. إليك بعض المهام الرئيسية لإدارة المشتريات والمخازن:
مهام إدارة المشتريات
- البحث عن الموردين: يتضمن تحديد وتقييم الموردين المحتملين لضمان قدرتهم على توفير الجودة والكمية والسعر المطلوبين من السلع أو المواد.
- اختيار الموردين: يتضمن اختيار الموردين الأكثر ملاءمة استنادًا إلى معايير متنوعة، بما في ذلك السعر والجودة والموثوقية والاعتبارات الأخلاقية.
- التفاوض: يشمل التفاوض على الشروط والاتفاقيات مع الموردين لضمان تحقيق أسعار مفضلة وشروط دفع وجداول تسليم وشروط تعاقدية أخرى مرضية.
- معالجة أوامر الشراء: يشمل إنشاء وإصدار أوامر الشراء للموردين، محددين تفاصيل المنتجات أو المواد المطلوبة.
- تتبع الطلبيات: يتضمن مراقبة حالة الطلبيات لضمان تسليمها في الوقت المناسب وفقًا للشروط المتفق عليها.
- إدارة علاقات الموردين: يتضمن الحفاظ على علاقات إيجابية مع الموردين، ومعالجة المشكلات، والبحث عن فرص التعاون والتحسين.
- مراقبة التكاليف: يشمل تنفيذ استراتيجيات توفير التكاليف مثل الشراء بالجملة وتجميع الموردين والتفاوض لتحسين تكاليف المشتريات.
مهام إدارة المخازن
تتمثل مهام إدارة المخازن الرئيسية في تنظيم وترتيب وتخزين ونقل المواد والمستلزمات بشكل آمن وفعال، وضمان وصولها في الوقت المناسب إلى الوجهة الصحيحة.
- تصنيف المخزون وتكويده: يشمل تصنيف المخزون التكويد، وهو عملية تحديد رقم أو رمز لكل مادة أو منتج في المخزون. يساعد هذا على تبسيط عملية.
- حفظ وترتيب الأصناف المختلفة في المخازن: يتضمن حفظ وترتيب الأصناف المختلفة في المخازن تنظيم المخزون وترتيبه بطريقة تسهل الوصول إليه وضمان سلامته.
- الاستلام والفحص: يتضمن الاستلام والفحص استقبال المواد والمستلزمات من الموردين والتحقق من مطابقتها للمواصفات.
- جرد المخزون: يتضمن جرد المخزون عد جميع المواد والمستلزمات الموجودة في المخازن للتأكد من مطابقتها للأرصدة الدفترية.
- مراقبة المخزون من حيث الكميات والتكلفة: يتضمن مراقبة المخزون من حيث الكميات والتكلفة مراقبة مستويات المخزون والتحقق من وجود أي نقص أو زيادة.
- صرف المواد والمستلزمات المختلفة: يتضمن صرف المواد والمستلزمات المختلفة إصدار أمر صرف للمواد أو المنتجات المطلوبة.
أشهر أنواع المخازن
توجد أنواع مختلفة من المخازن، وكل نوع له مزايا وعيوبه، ومن أشهر أنواع المخازن:
- مخازن التصنيع: تُستخدم لتخزين المواد الخام والمنتجات النهائية لشركات التصنيع. عادةً ما تكون هذه المرافق كبيرة ومتعددة الأقسام، مع مناطق تخزين مخصصة لأنواع متعددة من المواد.
- مخازن التوزيع: تُستخدم لتخزين المنتجات التي يتم توزيعها للموزعين الذين بدورهم يشحنونها إلى تجار التجزئة أو العملاء النهائيين. هذه المخازن غالباً ما تكون أصغر حجماً من مخازن التصنيع وتمتاز بأنظمة إدارة أكثر فعالية لسرعة استرجاع البضائع.
- مخازن التجزئة: تُستخدم لتخزين المنتجات التي تُباع مباشرة للجمهور عبر تجار التجزئة.
هيكل إدارة المشتريات والمخازن
يعتمد هيكل إدارة المشتريات والمخازن على حجم ونوع الشركة أو المؤسسة. ولكن في العموم، يتضمن هذا الهيكل مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع وظائف المشتريات والمخازن.
إدارة المشتريات
تتكون إدارة المشتريات من مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع أنشطة المشتريات المختلفة، مثل تقييم الاحتياجات. والتعامل مع الموردين، وإجراء عمليات المفاوضات والشراء.
- مدير المشتريات: هو المسؤول العام عن إدارة عمليات المشتريات، ووضع السياسات والإجراءات، واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
- فريق المشتريات: يتكون من موظفي المشتريات والمسؤولين عن تقدير الاحتياجات، والتعامل مع الموردين. وإجراء عمليات المفاوضات والشراء.
- مسؤولي الموردين: يقومون بإدارة علاقات الشركة مع الموردين وضمان توفير المواد والخدمات بجودة عالية وبأسعار تنافسية.
إدارة المخازن
تتكون إدارة المخازن من مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع أنشطة التخزين المختلفة، مثل ضبط المخزون، وتحسين كفاءة استخدام المساحة وتدفق المواد.
- مدير المخازن: هو المسؤول العام عن إدارة عمليات التخزين، وضبط المخزون، وتحسين كفاءة استخدام المساحة وتدفق المواد.
- فريق المخازن: يشمل عمال المستودع والمشرفين والمحاسبين القائمين على تسجيل ومتابعة المخزون.
- مسؤولي التخزين: يشرفون على أنشطة التحميل والتفريغ وترتيب المواد داخل المستودع وضمان سلامتها.
إدارة اللوجستيات
تتكون إدارة اللوجستيات من مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع أنشطة النقل وتوزيع المواد، مثل تخطيط وإدارة عمليات النقل، وضمان تسليم المواد في الوقت المحدد.
- مدير اللوجستيات: هو المسؤول العام عن إدارة عمليات النقل وتوزيع المواد، وضمان تسليمها في الوقت المحدد.
- فريق اللوجستيات: يتضمن موظفي الشحن والتوزيع ومسؤولي النقل.
إدارة الجودة
تتكون إدارة الجودة من مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع أنشطة ضمان جودة المواد المشتراة، مثل اختبار المواد وفحصها وتسجيل النتائج وتقديم التوصيات.
- مدير مراقبة الجودة: هو المسؤول العام عن ضمان جودة المواد المشتراة، ويتحقق من تطابقها مع المعايير والمواصفات المطلوبة.
- فريق مراقبة الجودة: يقوم بإجراء اختبارات وفحوصات للمواد ويسجل النتائج ويقدم التوصيات.
كيفية إدارة المشتريات والمخازن بفعالية؟
لضمان إدارة فعالة لعمليات المشتريات والمخازن في منشأتك، يمكن اتباع الخطوات والممارسات التالية:
- تحليل البيانات لتوجيه الشراء: الاستفادة من أدوات تحليل البيانات لاستخلاص اتجاهات أنماط الطلب وضبط استراتيجيات الشراء بناءً على الاستنتاجات.
- تطوير قنوات الاتصال مع الموردين: ضمان تسليم الطلبات في الوقت المناسب وحل المشكلات بفعالية من خلال توثيق واضح مع الموردين.
- التفاوض على شروط مواتية: البحث عن اتفاقيات مع البائعين تتضمن خصومات حسب الكمية وعقود طويلة الأمد.
- تخطيط المنشأة: يضمن التصميم الجيد سهولة الوصول إلى العناصر وتقليل الوقت المستغرق في البحث عن المنتجات. يمكن تحقيق ذلك عن طريق تصنيف العناصر إلى مناطق محددة أو استخدام نظام الباركود لتتبع المخزون.
- عمليات الانتقاء والتعبئة: يشمل ذلك تدريب الموظفين على تقنيات المناولة المناسبة. واستخدام تكنولوجيا الأتمتة مثل السيور الناقلة أو الروبوتات، وتنفيذ تدابير مراقبة الجودة لتقليل الأخطاء.
- إدارة المخزون: توفر هذه الأنظمة رؤية في الوقت الفعلي لمستويات المخزون ، وأتمتة عمليات إعادة الترتيب . وتمكين التنبؤ بشكل أفضل بناء على تحليل البيانات التاريخية.
- تدقيق المخزون: يعد تدقيق المخزون بانتظام أمرا ضروريا أيضا للحفاظ على سجلات دقيقة وتحديد أي تناقضات أو انكماش.
يلعب أمين المستودع دوراً بارزاً في تنظيم عمليات المستودع والعاملين فيه، وبدونه لن يتم تنظيم البضاعة في المستودعات، ولن يتم شحن العناصر بشالكل الصحيح وفي موعدها، وبالتالي ستتأثر باقي أعمال الشركة أو المؤسسة بالسلب، لذلك تحتاج كل مؤسسة أن تقوم بتعيين أمين مستودع قادر على أداء وظيفته بفعالية وكفاءة.
رئيس قسم المخازن مسئول عن تخطيط وتنظيم شؤون المخازن، ومتابعة اجراءات استلام المواد والسلع ومطابقة مواصفاتها وكمياتها وتسجيلها وتوثيقها، تسليم المواد للجهات الطالبة حسب التصديقات في الوقت المحدد.
رئيس قسم المشتريات مسئول عن ادارة عمليات الشراء والبيع للمنتجات التي يحتاجها المصنع بافضل الاسعار وأجود المنتجات والتفاوض مع العملاء من اجل بيع منتجات المصنع الترويج لمنتجات الشركة محلياً وعالمياً.
ضابط مشتريات خارجية مسئول عن ادارة وتخطيط وتنظيم ادارة نشاطات المشتريات الداخلية بمختلف انواعها بما يتفق والاهداف والسياسات المعتمدة.
ضابط المشتريات الداخلية يقوم بادارة عمليات الشراء الداخليه للمنتجات التي يحتاجها المصنع بافضل الاسعار وأجود المنتجات، والتفاوض مع العملاء من اجل بيع منتجات المصنع. الترويج لمنتجات المجمع محلياً وعالمياً.
تخطيط المواد مسئول عن تحديد المواد الخام والمواد المساعده بعد اجازة الخطه الانتاجيه ادارة التخطيط، والحفاظ على الحد الادنى مستوى المواد وجدولة عملية الشراء.