التصنيف: بطاقات وصف وظيفي

بطاقات وصف وظيفي هي بطاقة عمل ترتبط ببيان كافة الأنشطة والمسؤوليات والمهام الخاصة بالوظيفة التي يشغلها الموظف داخل بيئة العمل وهو وصف معياري لا يصف الموظف بل يصف الشاغر الذي يرأسه، فهي وثيقة تضمن المهام والواجبات وعلاقة هذه الوظيفة مع الوظائف الأخرى، إذ الهدف منها هو ضمان عدم ازدواجية المهام، ورفع كفاءة العمل.

ما هي بطاقة الوصف الوظيفي؟

قبل التطرق إلى ما هي اهمية بطاقة الوصف الوظيفي لكل من الموظف والمؤسسة؟ يجب أولا التعرف على ماهية بطاقات الوصف الوظيفي، وهي عبارة عن مستندات داخلية تتضمن ملخصا عن كل ما يخص احتياجات الوظيفة والواجبات والمسؤوليات التي تقع على عاتق الموظف وأي معايير أداء أخرى يحتاجها المنصب.

بحيث يقوم المرشح المقبول بالتوقيع عليها بمجرد تعيينه ليكون بمثابة اعتراف رسمي بقبول توقعات ومتطلبات الوظيفة، وعلى الرغم من اختلاف الأوصاف الوظيفية عن الإعلان الخاص بالوظيفة، إلا أنه يجب استخدامه كدليل عن نشر الإعلان الوظيفي، لأن ذلك يساعد المؤسسة على جذب أفضل المواهب المؤهلة لتقلد الوظيفة.

ما هي اهمية بطاقة الوصف الوظيفي لكل من الموظف والمؤسسة؟

بطاقة الوصف الوظيفي لها أهمية كبيرة سواء للمؤسسات أو الموظفين، فمن خلالها تستطيع المؤسسات تسهيل عملية الاختيار وجذب أكبر قدر ممكن من المرشحين المؤهلين لتقلد الوظيفة، كما يساعد الموظفين على فهم دورهم وأداء المهام الوظيفية بشكل أفضل، فضلا عن العديد من الفوائد الأخرى التي تعود على الموظف ومكان العمل، ويمكن تلخيصها في النقاط التالية:

أولا: اهمية بطاقة الوصف الوظيفي بالنسبة للموظف

بطاقات وصف الوظيفة تعد من الأمور المهمة لأي موظف، حيث يبحث عنها أولا قبل التقدم للوظيفة، وذلك حتى يتمكن من التعرف على مدى مناسبته لتقلد هذا المنصب، كما تعد مهمة أيضا للمرشح بعد قبوله في الوظيفة، ويمكننا تلخيص أهميتها للموظف في النقاط التالية:

مساعدة الموظف على التطوير الوظيفي

تقديم المؤسسة وصف كامل للوظائف يساعد الموظفون على خلق أهداف شخصية تحقق لهم أداء المهام بشكل أفضل والتطوير من مهاراتهم بما يحقق أهداف الوظيفة، حيث إن فهم الموظف لدوره ومسؤولياته الوظيفية سيساعده بشكل كبير على أداء المهام وتحقيق المطلوب منه في الوقت المحدد.

تعزيز مشاركة الفريق

إذا كانت طبيعة العمل داخل المؤسسة تتطلب العمل الجماعي وتتساءل عما هي اهمية بطاقة الوصف الوظيفي لكل من الموظف والمؤسسة؟ فإن لها دورا كبيرا في مساعدة الموظفين على تعزيز مشاركتهم بشكل أفضل، وذلك بفضل معرفة كل موظف لمهامه ومسؤولياته الواجب تنفيذها.

تحديد مسؤوليات الموظف

الوصف الوظيفي يضع للموظفين حدودا على الواجبات والمسؤوليات المتعلقة بطبيعة وظيفتهم، وهذا يمنع حدوث أي تشتت بين الموظفين أو القيام بمهام خارجة عن نطاق وظيفتهم، حيث يسمح للموظف بمعرفة دوره ومكانته داخل هيكل العمل، وبالتالي يركز كل شخص على المهام الموكلة إليه وفقا لما هو منصوص عليه في الوصف، الأمر الذي يحقق النظام داخل مكان العمل.دعم أنشطة التدريب والتطوير

فمن خلال توفير وصف وظيفي للموظفين فإن ذلك سيساعدهم على معرفة ما تتطلبه وظيفتهم من مهارات ومؤهلات، وبالتالي التطوير من مهاراتهم الوظيفية من خلال الدخول في الأنشطة التدريبية لاكتساب الخبرات التي يحتاجونها من أجل أداء مهامهم على أكمل وجه.

تعزيز رضا الموظف

إذا كنت تتساءل عن ما هي اهمية بطاقة الوصف الوظيفي لكل من الموظف والمؤسسة؟ فيما يتعلق برضا الموظف وخفض معدل دورانه، فيمكننا القول بأن وصف الوظيفة يوفر للموظف رؤية شاملة لبيئة العمل حتى يتكون لديه نظرة نموذجية لحياته الوظيفية داخل مكان العمل، لذا كلما تمكنت المؤسسة من وضع وصف دقيق للوظيفة، كلما نجحت في تعزيز رضا الموظف والاحتفاظ به لأكبر فترة ممكنة.

ثانيا: اهمية بطاقة الوصف الوظيفي بالنسبة للمؤسسة

التوصيفات الوظيفية تساعد المؤسسات على جذب أفضل المواهب، كما تحميهم من المتقدمين غير المؤهلين لتقلد الوظيفة، وذلك لكونها تحدد متطلبات الوظائف الشاغرة، والمهارات التي يجب أن تتوفر في المتقدم وإدارة توقعات الوظيفة.

ويمكننا القول بأن الوصف لا ينقل فقط التوقعات الوظيفية وإنما يخدم غرضا قانونيا مهما لمكان العمل وأيضا الموظف. ويمكن تلخيص أهمية الوصف الوظيفي للمؤسسات في النقاط التالية:

إمكانية تحديد المرشحين المناسبين للوظيفة الشاغرة

إذا كنت صاحب عمل وتتساءل عما هي اهمية بطاقة الوصف الوظيفي لكل من الموظف والمؤسسة؟ فيمكننا القول بأن وصف الوظيفة يوضح للمرشحين المهارات والقدرات الضرورية لتقلد منصب معين.

بالإضافة إلى توضيح كافة ضغوطات العمل التي تنتج عن تلك الوظيفة. حتى يتعرف المرشح على ما إذا كان مناسبا لتلك الوظيفة أم لا قبل التقدم إلى الوظيفة. فالوصف الوظيفي يساعد المؤسسات على تسليط الضوء على المرشحين المؤهلين فقط، للاختيار من بينهما أفضل الكفاءات.

تحسين استراتيجيات التوظيف الخاصة بمكان العمل

الوصف الوظيفي الجيد يساعد المؤسسات على تعزيز استراتيجية التوظيف داخلها. حيث إنها تعتبر بمثابة وسيلة لفرز المرشحين للوظيفة. ومساعدة مكان العمل على التركيز فقط على أفضل الكفاءات والاختيار من بينها.

لذلك كلما تمكنت المؤسسة من صياغة وصف وظيفي يتضمن كافة التفاصيل المطلوبة، كلما تمكن مكان العمل من جذب أفضل الكفاءات.

التأكد من فهم التوقعات الوظيفية وتلبيتها

توفير المؤسسة للوصف الوظيفي بأسلوب واضح ودقيق يمكن الموظفون من فهم التوقعات الوظيفية وكافة الواجبات والمسؤوليات المطلوبة منهم بشكل واضح. الأمر الذي يساعدهم على العمل بفاعلية وإنجاز المهام المطلوبة في أسرع وقت. فالأوصاف الوظيفية تضمن للمؤسسة تحديد كافة الإجراءات اللازمة لتحقيق الأهداف التنظيمية بشكل أفضل.

إمكانية مساءلة الموظف

الأوصاف الوظيفية تمكن المؤسسة من مساءلة الموظف بشكل أفضل، وذلك في حالة عدم تلبيته للتوقعات الوظيفية المذكورة في الوصف. لذا يجب على الشركات صياغة الوصف الخاص بكل وظيفة بدقة ووضوح. حتى لا تترك المؤسسة للموظف مجالا للتشكيك في التوقعات الوظيفية المذكورة في الوصف.

تعزيز عملية تقييم الموظف وإدارة أدائه بشكل مستمر

لمعرفة ما هي اهمية بطاقة الوصف الوظيفي لكل من الموظف والمؤسسة؟ بخصوص تقييم أداء العاملين. فنجد أن الوصف الوظيفي يساعد المؤسسات بشكل كبير على تحديد واجبات ومسؤوليات الوظيفة. وبالتالي تسهيل إدارة أداء الموظفين والقدرة على قياس أداء كل موظف للتأكد من نجاحهم في تحقيق أهداف مكان العمل.

مساعدة قسم الموارد على صياغة أسئلة المقابلة

من المعروف أن أسئلة المقابلة الشخصية ليست واحدة بل يتم تحديدها على حسب طبيعة الوظيفة والمسؤوليات المتعلقة بها. حتى تتمكن المؤسسة من اختيار المرشح الذي تتناسب مؤهلاته مع طبيعة المنصب.

ويعد الوصف الوظيفي من العناصر المهمة في قسم الموارد البشرية، وذلك لكونه يساعدهم على وضع الأسئلة العلمية للمقابلة بكل سهولة. وذلك على حسب المتطلبات والمهارات المنصوص عليها بالوصف. وهذا يساهم في اختيار أفضل المرشحين بكل دقة.

مساعدة الشركة على تكوين عقد عمل ملزم قانوناً

تحديد مهام ومسؤوليات الوظيفة والمهارات والمؤهلات التي يجب أن تتوفر في المرشح له دور كبير في نجاح المؤسسة في تكوين عقد عمل ملزم للطرفين. فبمجرد توقيع الموظف على العقد والوصف الوظيفي يصبح ملتزما بأداء المهام وفقا لما هو منصوص عليه. ويمكن للمؤسسة أو الموظف تقديم شكوى في حال إخلال أحد الطرفين بالوصف.

نهاية القول بعد التعرف على ما هي اهمية بطاقة الوصف الوظيفي لكل من الموظف والمؤسسة؟ نجد أن وصف الوظيفة يعد جزءا مهما وأساسيا يجب على أي مؤسسة الانتباه له عند الإعلان عن وظائفها الشاغرة. لأن ذلك يساعد المتقدمين على تحديد ما إذا كان المنصب يتماشى مع مهاراتهم أم لا. كما يضمن للمؤسسة أن الطلبات الواردة للوظيفة تتطابق إلى حد كبير مع احتياجات المنصب.