وظيفة مراجع داخلي تعني بتخطيط عمليات التدقيق والمراجعة الداخلية في الجهة وتنفيذها وتقييم مدى الالتزام بالإجراءات والسياسات المؤسسية المعتمدة وإعداد الوثائق والتقارير المتعلقة بنتائج أعمال المراجعة وعرضها وتوضيحها ومناقشتها.
الوصف الوظيفي هو نموذج يوضح للموظفين كافة المسؤوليات والمهام التي يجب القيام بها عند تقلده لوظيفة معينة. حيث يعد جزء من عملية التعاقد يضمن الموظف من خلالها عدم تنفيذه لمهام خارج نطاق عمله.
وكلما نجح مسؤول الموارد البشرية في كتابة تلك الوثيقة بشكل صحيح كلما ساعد ذلك في جذب أفضل المواهب إلى المؤسسة. لذا سنتعرف على مفهوم الوصف الوظيفي وأهميته والهدف منه بالنسبة للشركات وكيف يمكن للمنشأة إعداد هذا الوصف؟
ما هو الوصف الوظيفي؟
هي عبارة عن وثيقة رسمية يتمكن الموظف من خلالها التعرف على طبيعة وحدود المنصب الذي سيشغله والمهام المكلف بها والمسؤوليات التي تقع على عاتقه. بالإضافة إلى الصلاحيات الممنوحة لأداء وظيفته وشروط شغل المنصب سواء بالنسبة للمؤهل العلمي أو الخبرات والكفاءات.
فهذه الوثيقة تمثل نقطة البداية والتي تبدأ منها عملية تخطيط القوى العاملة بالإضافة إلى عمليات الاختيار والتعيين وتحديد الأجر وتقييم الأداءات وإدارة البرامج التدريبية.
أهمية وصف الوظيفة
تستفيد المؤسسات من الوصف العديد من الفوائد حيث تستطيع من خلاله القيام بالآتي:
- تقييم الوظيفة: حيث يتحدد من خلاله القيمة النسبية لكل منصب داخل المنظمة، وتحديد المرتبات والأجور المناسبة.
- التوظيف: يساهم الوصف في عملية اختيار الموظفين وتعيينهم من خلال قياس قدرات المرشحين للوظيفة. على حسب المهام المطلوبة في هذا المنصب والتعرف على مدى قدرة المتقدم على تنفيذ الأعمال المطلوبة.
- تقييم الأداء: الوصف الوظيفي يعد أداة مفيدة لمديري الموارد البشرية إذ يساعدهم في تقييم أداء العاملين حسب المهام والمهارات الواردة في التوصيف.
- تطوير الإدارة: وضع توصيف للوظائف وخاصة للمناصب العليا سيفتح أفاق المؤسسة نحو تطوير الهيكل التنظيمي داخلها.
الهدف من استخدام المؤسسات للتوصيف الوظيفي
تسعى المؤسسات من خلال وضعها لنماذج تصف الوظائف المتنوعة إلى تحقيق العديد من الأهداف والتي من أبرزها ما يلي:
- اختيار المرشح المناسب للمنصب: إذا يحدد هذا الوصف المهارات والخبرات التي تتطلبها تلك الوظيفة والتي يجب أن تتوافر في المتقدم حتى يستطيع تنفيذ عمله بفاعلية ونجاح.
- وضع سياسة عادلة لتحديد الأجور: فمن خلال التعرف على الأهمية النسبية لكل وظيفة ومستوى قيمتها للشركة وما تتطلبه من مهارات وخبرات. سيتمكن مديرو التنمية البشرية من تحديد أجور تتناسب مع تلك العناصر.
- توفير برامج تدريب فعالة: حيث ستتمكن الإدارة من وضع برامج تدريبية حسب المهارات المطلوبة في كل وظيفة لأدائها بفاعلية وتحقيق الأهداف المرجوة.
كيف يمكن للشركة تصميم وصف وظيفي مناسب؟
تعد عملية تصميم الوظائف المتنوعة أمراً بالغ الأهمية، كما أنه يحتاج إلى الكثير من المجهود لتصميمه. حيث لا يجب على المؤسسة الاعتماد على المحتويات الجاهزة بل من الأفضل تصميم الوصف الوظيفي الذي يتناسب مع كل وظيفة وطبيعة العمل داخل مؤسستك والمهارات التي تحتاجها.
ولذلك سنوفر لكم مجموعة من الخطوات التي تمكن أي مؤسسة من تصميم وصف وظيفي ناجح وجذب أفضل الكفاءات والكوادر التي يحتاجها مكان العمل والحصول على النتائج التي ترغب بها.
أولاً: تحديد النتائج التي ترغب بها من كل مسمى وظيفي
تختلف المنظمات في أهدافها وأيضاً في وظائفها، حيث يتم توفير الوظائف على حسب الأهداف والنتائج التي ترغب في الوصول إليها. وعليه يجب على المؤسسات تحديد النتائج التي ترغب في الوصول إليها من كل مسمى وظيفي. حتى تتمكن من تكوين صورة كاملة عن كل وظيفة وتحديد المهارات المطلوبة.
ثانياً: اطلع على الشركات من نفس مجالك
الاطلاع على وصف الشركات المشابهة لمؤسستك سيساعدك على الدخول في السوق التنافسي. حيث ستتمكن من الاستفادة من تلك النماذج وإضفاء وصف مميز يجذب أمهر الكفاءات.
عناصر يجب تضمينها في أي وصف وظيفي
على الرغم من اختلاف الوظائف في المؤسسة واختلاف وصف كل منهما حسب طبيعة كل منصب. إلا أنه توجد العديد من العناصر الأساسية التي يجب على أي مؤسسة تضمينها في أي وصف كالتالي:
- توضيح المسمى الوظيفي.
- تحديد المهام والمسؤوليات المطلوبة من الموظف.
- عدد سنوات الخبرة والمهارات المطلوبة لأداء الوظيفة.
- مواصفات الموظف المناسب وتحديد السمات الشخصية.
- عرض المميزات التي توفرها الشركة للعاملين في المنصب من فرص تعلم وترقية وما إلى ذلك.
الوصف الوظيفي لمدير ادارة المشريات هو إدارة مشتريات الشركة ومستلزماتها بما يتوافق مع احتياجاتها من الجودة والعملية. فيتفاوض مع الموردين للحصول على أفضل أسعار وعقود جيدة لصالح الشركة، كما يتابع معدل الاستهلاكات ليشتري كميات وأحجام من الموارد تستمر للمدة المتوقعة وتغطي متطلباتها.
وظيفة صراف تعني بمعالجة المعاملات المالية الروتينية، مثل الودائع والسحوبات وتبادل العملات، وتسجيل جميع المعاملات وتسويتها مع الرصيد النقدي. المهام الرئيسية: التبديل من عملة إلى أخرى حسب أسعار الصرف الرسمية ومتابعة التغيرات في اسعار العملات والانشطة المؤثرة عيها وقرارات الجهات المنظمة حال تغيرها
يلعب أمين المستودع دوراً بارزاً في تنظيم عمليات المستودع والعاملين فيه، وبدونه لن يتم تنظيم البضاعة في المستودعات، ولن يتم شحن العناصر بشالكل الصحيح وفي موعدها، وبالتالي ستتأثر باقي أعمال الشركة أو المؤسسة بالسلب، لذلك تحتاج كل مؤسسة أن تقوم بتعيين أمين مستودع قادر على أداء وظيفته بفعالية وكفاءة.
التمويل والاستثمار وظيفة تعني بدراسة طلبات تمويل المشاريع الصغيرة والمتوسطة المباشرة وغير المباشرة والتنسيب التوصيات المناسبة لها تماشيا مع السياسات والاجراءات المعتمدة و اجراء التحليل المالي للبيانات المالية لطلبات تمويل الشركات والمشاريع الصغيرة واعداد قائمة التدفق النقدي للتأكد من قدتها على تغطية التزاماتها المباشرة والغير مباشرة.
رئيس قسم المخازن مسئول عن تخطيط وتنظيم شؤون المخازن، ومتابعة اجراءات استلام المواد والسلع ومطابقة مواصفاتها وكمياتها وتسجيلها وتوثيقها، تسليم المواد للجهات الطالبة حسب التصديقات في الوقت المحدد.
موظف تحصيل يحمي المحصل الشركة من تعرضها لأزمات متعلقة بنقص الموارد المالية. يتفاعل محصل الديون مع العملاء أو المدينين. فيحدد لهم المستحقات ويضع موعد نهائي للدفع ينبغي مراعاته، كما يمكنه تخطيط المبلغ في شكل أقساط تتناسب مع العميل.
رئيس قسم المشتريات مسئول عن ادارة عمليات الشراء والبيع للمنتجات التي يحتاجها المصنع بافضل الاسعار وأجود المنتجات والتفاوض مع العملاء من اجل بيع منتجات المصنع الترويج لمنتجات الشركة محلياً وعالمياً.
يقوم المحاسب بإعداد التقارير المالية للوضع المالي الحالي بالمؤسسة عن طريق دراسة وجمع وتحليل البيانات التي تقدم معلومات ورؤى كافية عن؛ الأداء والمركز المالي والسيولة والتدفقات النقدية. ناهينا عن توقع المستقبل المالي للمؤسسة. كما يقوم بإعداد الميزانيات العامة والخاصة وقوائم الدخل وتقارير الأرباح والخسائر والإيرادات والمصاريف، وكافة التقارير المالية الممكنة.
ضابط مشتريات خارجية مسئول عن ادارة وتخطيط وتنظيم ادارة نشاطات المشتريات الداخلية بمختلف انواعها بما يتفق والاهداف والسياسات المعتمدة.